Paessler PRTG schafft großen Mehrwert für gemeinnützige Organisation VID University
Über die VID Specialized University
Die VID Specialized University ist die drittgrößte private Hochschuleinrichtung in Norwegen – eine akkreditierte, gemeinnützige Organisation mit insgesamt über 6.000 Mitarbeitern und Studenten an mehreren Standorten.
VID bietet professionelle Studiengänge in den Bereichen Krankenpflege, Ergotherapie, Sozialpädagogik, Familientherapie und Theologie an. Die Mutterorganisation und Mehrheitseigentümerin, die Stiftung Diakonhjemmet, ist eine gemeinnützige christliche Stiftung mit einem umfassenden Angebot an Dienstleistungen in den Bereichen Bildung, Gesundheit und Pflege.
Die VID-Universität, die im Januar 2016 durch den Zusammenschluss von vier Hochschulen gegründet wurde und im Januar 2018 mit einer fünften Hochschule fusionierte, konsolidiert derzeit seine Standorte in ganz Norwegen von sieben auf drei, mit Standorten in Oslo, Bergen und Stavanger.
Mit insgesamt mehr als 6.000 Mitarbeitern und Studenten an mehreren Standorten stand das kleine Team von Netzwerktechnikern bei VID vor mehreren Herausforderungen. Erstens reagierte das Team auf Beschwerden von Benutzern, ohne die notwendigen Werkzeuge für eine proaktive Netzwerkwartung zu haben. Das bedeutete, dass das Team immer im Nachteil war, da es von Problemen erst dann erfuhr, wenn die Benutzer Beschwerden vorbrachten. Dies führte unweigerlich zu Frustration – sowohl bei den Nutzern als auch bei der IT-Abteilung, die das Gefühl hatte, ständig hinterherzuhinken.
„Für uns ist PRTG das, was das Militär als ‚Force Multiplier‘ [Kräfte-Multiplikator] bezeichnet. Wir können so viel mehr erreichen, wenn wir einen proaktiven Ansatz verfolgen, der unserer Community einen reibungslosen Service bietet und uns gleichzeitig Zeit verschafft, uns auf digitale Innovationen zu konzentrieren. Als gemeinnützige Organisation fokussieren wir uns darauf, Werte für die Gesellschaft zu schaffen. Und als IT-Team ist es unsere Aufgabe, allen die Möglichkeit zu geben, mit Technologie mehr zu erreichen. Mit PRTG haben wir eine kosteneffiziente Lösung gefunden, die einen enormen Wert schafft, nicht nur in Form von massiv verbesserten Service-Levels, sondern auch dadurch, dass sie unseren IT-Kollegen den Arbeitsalltag erleichtert, weil sie stets die volle Kontrolle haben.“
Steinar Grande, Senior Executive Officer, IT Support, VID-Universität
Die Herausforderung
Aufgrund einer jahrzehntealten Netzwerkinfrastruktur bestand außerdem die Notwendigkeit, die Cloud-Fähigkeiten zu erweitern. Dies ging mit der Konsolidierung der Standorte einher, die wiederum zu größeren Standorten und IT-Systemen führte und somit ein hohes Maß an Umstrukturierung erforderte. Die unzähligen täglichen Herausforderungen und die reaktive Fehlerbehebung sowie der Wunsch, zu modernisieren und die Transformation zu unterstützen, setzten das kleine Team stark unter Druck. Es fühlte sich in verschiedene Richtungen gedrängt und hatte kaum Überblick über etwaige Hürden.
Darüber hinaus musste die Universität in den letzten zwei Jahren auf die Coronavirus-Pandemie reagieren, was zu einer raschen Umstellung auf Online-Unterricht und größeren Anforderungen an den Fernzugriff auf das Netzwerk führte.
Zusätzlich zu diesen Herausforderungen geht der Aufgabenbereich des Teams über die Universität hinaus, da es parallel auch für die Unterstützung des Gesundheitsbereichs der Stiftung zuständig ist. Dazu gehört die Apotheke, die Pflegeheime, Betreuungseinrichtungen und Kindergärten, die sich auf 15 Standorte verteilen.
Das übergreifende Problem in diesem vielfältigen Netzwerkportfolio war das Fehlen einer zentralen Stelle, die den Überblick hat. Das Team konnte Systeme, Geräte, Datenverkehr und Anwendungen in der gesamten IT-Infrastruktur nicht proaktiv überwachen. Ohne eine zentrale Anlaufstelle war das Team ständig im Hintertreffen und hatte nur wenig Zeit, die Infrastruktur weiterzuentwickeln, die für den Erfolg der steigenden Anforderungen der Universität und ihrer Muttergesellschaft unerlässlich war.
Um dieses Problem zu beheben und einen einheitlichen Überblick über das Netzwerk zu erhalten, entschied sich VID im Mai 2021 für die Implementierung von PRTG Network Monitor von Paessler.
Die Vorteile
Seit der Einführung von PRTG hat VID die Software in etwa 75 % ihrer Systeme mit 7.700 Sensoren und vier Probes in seinem verteilten Netzwerk integriert, wobei die 200 Server effizient und rund um die Uhr überwacht werden. Dank der Lizenzstruktur von PRTG waren die Netzwerkingenieure von VID in der Lage, verteilte Standorte in Echtzeit zu überwachen, ohne dass zusätzliche Kosten anfielen. Die Integration von PRTG ging einfach und schnell vonstatten und das Team konnte das gesamte System dank der speziellen App problemlos auf seinen tragbaren Tablets einrichten, was eine 24/7-Systemüberwachung auf allen Geräten ermöglichte.
Das VID-Team kann das Netzwerk mithilfe des Dashboards von PRTG jederzeit mit Live-Statusinformationen visualisieren. Seither ist eine proaktive Arbeitsweise möglich, die jegliches Rätselraten beseitigt, bei der sofortigen Erkennung von Problemen hilft und zu einer deutlichen Verringerung der Nutzerbeschwerden führt. Vor der Einführung des Monitoring-Systems lagen die Reaktionszeiten oft bei zwei bis drei Tagen – aufgrund der Vielzahl an gleichzeitig zu bearbeitenden IT-Themen konnte das kleine Team kaum schneller agieren.
Die Implementierung von PRTG revolutionierte die Arbeitsweise des Teams. Dank detaillierter Einblicke und sofortiger Warnmeldungen kann das eng zusammenarbeitende Team nun proaktiv auf Probleme reagieren, sobald sie auftreten. In mehreren Fällen konnten die Schwierigkeiten sogar schon erkannt und gelöst werden, bevor die Dienstanbieter sie selbst auf ihrer Seite bemerkt hatten.
Im September 2021 zum Beispiel erhielten die Netzwerktechniker nach einem Wechsel einiger wichtiger Dienstleister eines Morgens eine Netzwerkwarnung von PRTG über die App auf ihr Handy. Sie erkannten sofort, dass das Problem bei einem Dienstanbieter lag, konnten die Störung beheben und den Dienst noch vor Geschäftsbeginn wiederherstellen. Dieses schnelle, proaktive Handeln war vor der Einführung von PRTG unmöglich.
Da nun weniger Probleme von den Nutzern gemeldet werden, konnte die Reaktionszeit ohne Einsatz von zusätzlichem Personal verkürzt werden. Dadurch kann sich das Team auf die wesentlichen Aufgaben, die Einführung von Cloud-Diensten, die Modernisierung von Altsystemen bei gleichzeitiger Unterstützung der Campus-Konsolidierung und die Erweiterung der Stiftungsdienste konzentrieren.
Dadurch, dass PRTG Probleme schnell und einfach identifiziert, wurde das Remote-Arbeiten während der Pandemie möglich und reduzierte damit die Belastung für die wenigen Netzwerk-Mitarbeiter erheblich. Insbesondere die Überwachung von Zoom- und Microsoft-Problemen sorgte für eine große Wissenserweiterung bzgl. Arbeiten auf Distanz.
Fazit
Da die Integration kurz vor dem Abschluss steht, plant VID, die erzielten Effizienzsteigerungen zu überprüfen. Dafür nutzt das Team die erweiterten Berichtsmöglichkeiten von PRTG, welche erhöhte Transparenz und Einblicke bieten und wichtige Informationen für Führungskräfte liefern. Neben diesem strategischen Aspekt integriert VID auch ein Ticketing-System für ein rationalisiertes, automatisiertes IT-Service-Management. PRTG wird automatisch Tickets zur Beantwortung öffnen und mit dem Helpdesk von VID gekoppelt sein, damit die Benutzer zuverlässig Antworten auf ihre Fragen erhalten.
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